Γιατί είναι σημαντικός ο εσωτερικός έλεγχος για την εταιρεία σας;

Οι εσωτερικοί ελεγκτές αποτελούν τους οικονομικούς φύλακες μιας εταιρείας. Είναι επιφορτισμένοι με την αντικειμενική εξέταση των οικονομικών εγγράφων της εταιρείας και την αναθεώρηση των λειτουργικών διαδικασιών ανεξάρτητα από τη διοίκηση. Ο εσωτερικός έλεγχος επικεντρώνεται στις λειτουργίες διαχείρισης επιχειρηματικού κινδύνου, στις διαδικασίες ασφαλείας και στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.

Οι εσωτερικοί ελεγκτές αναζητούν αποκλίσεις μεταξύ των λειτουργικών διαδικασιών και του τι έχουν σχεδιαστεί να κάνουν αυτές οι διαδικασίες. Εάν διαπιστωθούν τέτοιες αποκλίσεις, συμβουλεύουν τα ανώτερα στελέχη για τις διαδικασίες που πρέπει να εφαρμοστούν για βελτίωση.

Επομένως, ένας εσωτερικός έλεγχος είναι ουσιαστικά ένας προληπτικός ελιγμός για τη διατήρηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας και της οικονομικής αξιοπιστίας και για τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων. Παρέχει ανεξάρτητη διασφάλιση ότι οι διαδικασίες διαχείρισης κινδύνου, διακυβέρνησης και εσωτερικού ελέγχου ενός οργανισμού λειτουργούν αποτελεσματικά.

Τι είναι η Διαδικασία Εσωτερικού Ελέγχου;

Γενικά, τα μέρη που εμπλέκονται σε έναν εσωτερικό έλεγχο είναι οι ελεγκτές, η επιτροπή ελέγχου και το τμήμα που ελέγχεται.

Διαδικασία εσωτερικού ελέγχου:

1. Αρχικά, οι εσωτερικοί ελεγκτές θα δειγματίσουν τυχαία έγγραφα, θα επανεξετάσουν τα εγχειρίδια και θα παρατηρήσουν πώς ρέει η εργασία σε ένα τμήμα ή σε ολόκληρη την εταιρεία. Θα αναζητήσουν επίσης σημάδια κακοδιαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, απάτης και θα δοκιμάσουν επίσης ελέγχους διαχείρισης κινδύνου.

Συνήθως αναλύουν έγγραφα που περιγράφουν την αποστολή, τους στόχους και τις σχετικές επιδόσεις μιας εταιρείας και στη συνέχεια καθορίζουν πόσο καλά επιτυγχάνονται αυτοί οι στόχοι. Χρησιμοποιώντας διάφορες τεχνικές αξιολόγησης, ο εσωτερικός ελεγκτής θα εξετάσει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου και θα καθορίσει εάν οι εργαζόμενοι συμμορφώνονται με αυτές.

Αυτές οι αξιολογήσεις μπορούν να ολοκληρωθούν μετά από εξέταση εγγράφων, όπως διαγράμματα ροής ευθυνών, πολιτικές ελέγχου και αποτελέσματα προηγούμενων ελέγχων. Όταν συλλέγουν πληροφορίες για την τελική τους έκθεση, οι εσωτερικοί ελεγκτές παρακολουθούν (επισκοπούν) τις εργασίες, κρατούν σημειώσεις, εξετάζουν τα επίσημα έγγραφα και λαμβάνουν συνεντεύξεις από τους υπαλλήλους.

2.  Στη συνέχεια, οι εσωτερικοί ελεγκτές προετοιμάζουν μια έκθεση με τα ευρήματά τους και τη στέλνουν στην επιτροπή ελέγχου. Η έκθεση περιλαμβάνει περίληψη των διαδικασιών και τεχνικών που χρησιμοποιήθηκαν για την ολοκλήρωση του ελέγχου, λεπτομερή περιγραφή των ευρημάτων και προτάσεις για βελτιώσεις στους εσωτερικούς ελέγχους και τις διαδικασίες.

3. Τέλος, η επιτροπή εξετάζει την έκθεση και προτείνει κατάλληλες βελτιώσεις στα ενδιαφερόμενα τμήματα.

Η αξία ενός εσωτερικού ελέγχου για μια εταιρεία

Τα οφέλη ενός εσωτερικού ελέγχου για μια εταιρεία περιλαμβάνουν:

Αύξηση της παραγωγικότητας: Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια αντικειμενική δραστηριότητα διασφάλισης και συμβουλευτικής που έχει σχεδιαστεί για να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες ενός οργανισμού. Μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να επιτύχει τους στρατηγικούς του στόχους φέρνοντας μια συστηματική, πειθαρχημένη προσέγγιση για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου, ελέγχου και διακυβέρνησης.

Εμπιστοσύνη προς τα ενδιαφερόμενα μέρη: Ο εσωτερικός ελεγκτής αναφέρει στην εκτελεστική διοίκηση ότι σημαντικοί κίνδυνοι έχουν αξιολογηθεί και έχουν επισημανθεί οι απαραίτητες βελτιώσεις. Αυτή η εκτελεστική διοίκηση και τα συμβούλια πρέπει να αποδείξουν ότι διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον οργανισμό για λογαριασμό των ενδιαφερομένων τους.

Ανίχνευση απάτης: Οι τακτικοί εσωτερικοί έλεγχοι αξιολογούν τους ελέγχους μιας εταιρείας και βοηθούν στην αποκάλυψη στοιχείων απάτης, σπατάλης ή κατάχρησης. Η συχνότητα των εσωτερικών ελέγχων θα εξαρτηθεί από το τμήμα ή τη διαδικασία που εξετάζεται. Για παράδειγμα, στη μεταποίηση, μπορεί να απαιτούνται καθημερινοί έλεγχοι, ενώ για τους ανθρώπινους πόρους μπορεί να αρκεί μια ετήσια ανασκόπηση.

Ποιοτικός έλεγχος: Οι εσωτερικοί ελεγκτές παίζουν το ρόλο του συνδυασμού της διασφάλισης και της συμβουλευτικής. Η διασφάλιση ενημερώνει τη διοίκηση πόσο καλά είναι σχεδιασμένα τα συστήματα και οι διαδικασίες για να διατηρούν τους στόχους της εταιρείας σε καλό δρόμο. Η συμβουλευτική ενημερώνει τη διοίκηση για το πώς να βελτιώσει αυτά τα συστήματα και τις διαδικασίες εάν και όταν είναι απαραίτητο.

Καλή εταιρική διακυβέρνηση: Οι εσωτερικοί έλεγχοι αξιολογούν τους εσωτερικούς ελέγχους μιας εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της εταιρικής διακυβέρνησης και των λογιστικών διαδικασιών. Εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς, την ακριβή και έγκαιρη οικονομική αναφορά και τη συλλογή δεδομένων. Βοηθούν επίσης στη διατήρηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας εντοπίζοντας προβλήματα και διορθώνοντας τα κενά προτού ανακαλυφθούν σε εξωτερικό έλεγχο.

Η διαφορά μεταξύ εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου

Αν και μοιράζονται ορισμένα χαρακτηριστικά, οι εσωτερικοί και εξωτερικοί έλεγχοι έχουν κάποιες διαφορές, όσον αφορά το διορισμό, τους στόχους και την ευθύνη.

Οι εσωτερικοί έλεγχοι αξιολογούν και βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου. Αναφέρονται στο διοικητικό συμβούλιο της εταιρείας και στην ανώτερη διοίκηση εντός της δομής διακυβέρνησης του οργανισμού.

Οι εξωτερικοί έλεγχοι από την άλλη πλευρά αναφέρονται συνήθως σε μετόχους ή μέλη εκτός της δομής διακυβέρνησης των οργανισμών. Αυτοί γίνονται για να προσθέσουν αξιοπιστία στις οικονομικές αναφορές από τον οργανισμό προς τους ενδιαφερόμενους φορείς του.

Επιπλέον, οι εσωτερικοί ελεγκτές ασχολούνται με ζητήματα που είναι θεμελιωδώς σημαντικά για την επιβίωση και την ευημερία κάθε οργανισμού. Σε αντίθεση με τους εξωτερικούς ελεγκτές, κοιτάζουν πέρα ​​από τους οικονομικούς κινδύνους και τις δηλώσεις για να εξετάσουν ευρύτερα ζητήματα όπως η φήμη του οργανισμού, η ανάπτυξη, ο αντίκτυπός του στο περιβάλλον και ο τρόπος με τον οποίο μεταχειρίζεται τους υπαλλήλους του.

Ποιες Δραστηριότητες περιλαμβάνονται στον Εσωτερικό Έλεγχο;

Σκεφτείτε τον εσωτερικό ελεγκτή ως τον «φιλικό» κριτή  του οργανισμού. Κάποιος που υπερασπίζεται τις βέλτιστες πρακτικές και είναι καταλύτης για βελτίωση. Οι βασικές ενέργειες και πράγματα που κάνει ένας εσωτερικός ελεγκτής.

Αξιολόγηση κινδύνων: Είναι δουλειά της διοίκησης να εντοπίσει τους κινδύνους που αντιμετωπίζει ο οργανισμός και να κατανοήσει πώς θα επηρεάσουν την επίτευξη των στόχων εάν δεν διαχειρίζονται αποτελεσματικά. Ένας εσωτερικός έλεγχος έχει σχεδιαστεί για να εξετάσει τους βασικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει η επιχείρηση και πώς να τους διαχειριστεί αποτελεσματικά. Ένας εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να είναι σε θέση να προβλέπει πιθανές μελλοντικές ανησυχίες και ευκαιρίες παρέχοντας διασφάλιση, συμβουλές και γνώσεις.

Διαχείριση κινδύνων: Η εργασία του εσωτερικού ελεγκτή εκτείνεται σε πολλαπλά επίπεδα. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση της έντασης και της κουλτούρας διαχείρισης κινδύνου του οργανισμού για την αξιολόγηση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής των πολιτικών διαχείρισης. Οπότε ουσιαστικά περιλαμβάνει την αξιολόγηση των ελέγχων και την παροχή συμβουλών σε διαχειριστές σε όλα τα επίπεδα.

Ανάλυση λειτουργικών διαδικασιών: Οι εσωτερικοί ελεγκτές συνεργάζονται στενά με τους διευθυντές γραμμής για να επανεξετάσουν τις λειτουργίες και να αναφέρουν τα ευρήματά τους. Έχουν μια επισκόπηση των διαδικασιών λειτουργίας κάθε τμήματος της εταιρείας και μπορούν να συμβουλεύουν πώς να τις βελτιστοποιήσουν.

Παροχή διασφάλισης: Οι εσωτερικοί ελεγκτές συνεργάζονται μερικές φορές με άλλους παρόχους διασφάλισης στην εταιρεία για να διασφαλίσουν ότι όλοι οι διαθέσιμοι πόροι διασφάλισης έχουν βελτιστοποιηθεί. Αυτό το κάνουν αποφεύγοντας τις επικαλύψεις και τα κενά στην παροχή διασφάλισης. Αυτό βοηθά επίσης στη διασφάλιση ότι η επιτροπή ελέγχου της εταιρείας έχει όλη τη διαβεβαίωση που χρειάζεται για την καλή λειτουργία της εταιρείας.

Πώς διαφέρει η λογιστική από τον έλεγχο

Οι λογιστές και οι ελεγκτές είναι υπεύθυνοι για τον εντοπισμό και την αποτροπή της απάτης.

Για το σκοπό αυτό αυτοί:

• Αξιολογούν τα λογιστικά συστήματα για αδυναμίες.
• Σχεδιάζουν και παρακολουθούν  εσωτερικούς ελέγχους.
• Προσδιορίζουν τον βαθμό κινδύνου οργανωτικής απάτης.
• Ερμηνεύουν οικονομικά δεδομένα για ασυνήθιστες τάσεις και παρακολούθηση των δεικτών απάτης.

Πολλές από τις βασικές διαδικασίες τόσο της λογιστικής όσο και του ελέγχου είναι παρόμοιες. Και οι δύο χρησιμοποιούν βασικές διαδικασίες και τεχνικές τήρησης βιβλίων, υπολογισμών και ανάλυσης. Τόσο η λογιστική όσο και ο έλεγχος προσπαθούν να διασφαλίσουν ότι οι οικονομικές καταστάσεις και τα αρχεία παρέχουν μια δίκαιη αντανάκλαση της πραγματικής οικονομικής θέσης ενός οργανισμού.

Έτσι, και οι δύο δραστηριότητες είναι αλληλένδετες και συμβαδίζουν, ειδικά στη δημιουργία διαδικασιών στον οργανισμό.

Οι έλεγχοι που σχεδιάζονται και εφαρμόζονται από τον λογιστή μπορούν να ελεγχθούν από τον εσωτερικό ελεγκτή. Οι εσωτερικοί ελεγκτές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εμπειρία και την τεχνογνωσία τους και να παρέχουν εφικτές προτάσεις για βελτιώσεις της διαδικασίας. Αυτές μπορούν στη συνέχεια να εφαρμοστούν από τον λογιστή για καλύτερη διαχείριση των κινδύνων.

Ο εσωτερικός έλεγχος, ωστόσο, είναι ένας εξειδικευμένος τομέας στον ευρύτερο κόσμο της λογιστικής.

Η λογιστική περιλαμβάνει την προετοιμασία και τη διατήρηση των οικονομικών καταστάσεων μιας εταιρείας, ξεκινώντας από την τήρηση λογιστικών βιβλίων. Ο εσωτερικός έλεγχος από την άλλη, είναι η αξιολόγηση των οικονομικών καταστάσεων που καταρτίζονται μέσω της λογιστικής. Ο εσωτερικός έλεγχος ξεκινά μόνο όταν ολοκληρωθεί η εργασία ενός λογιστή. Μόλις προετοιμαστούν οι καταστάσεις, ο εσωτερικός ελεγκτής αρχίζει να επαληθεύει την πληρότητα και την ακρίβειά τους.

Τι είναι η αξιολόγηση ελέγχου και τι συνεπάγεται;

Με απλά λόγια, η αξιολόγηση ελέγχου είναι η ποιοτική ανάλυση των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου μιας εταιρείας. Ο στόχος είναι να δούμε πώς λειτουργούν αυτές οι διαδικασίες, εάν είναι σύμφωνες με τη στρατηγική της εταιρείας και εάν υποστηρίζουν την επιχείρηση όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Η αξιολόγηση επικεντρώνεται σε οκτώ βασικά χαρακτηριστικά μιας διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου:

• Επιχειρηματική ευθυγράμμιση.
• Ποιότητα και καινοτομία.
• Εστίαση στον κίνδυνο.
• Μοντέλο εταιρικής συμμόρφωσης.
• Διαχείριση των ενδιαφερομένων.
• Βελτιστοποίηση κόστους.
• Τεχνολογία και κουλτούρα υπηρεσιών.

Μια αξιολόγηση εσωτερικού ελέγχου:

• Θα παρέχει υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας και προληπτικές στρατηγικές συμβουλές στην επιχείρηση πολύ πέρα ​​από την αποτελεσματική και αποδοτική εκτέλεση του σχεδίου ελέγχου.
• Συμβουλεύει για την ανάληψη πιο ενεργητικού ρόλου στην πρόταση ουσιαστικών βελτιώσεων και διασφάλισης κινδύνου.
• Μεταφέρει ανάλυση και προοπτική για τις βαθύτερες αιτίες των ζητημάτων που εντοπίστηκαν στα ευρήματα του ελέγχου για να βοηθήσουν τις επιχειρηματικές μονάδες να λάβουν διορθωτικά μέτρα.
• Παρέχει αντικειμενική διασφάλιση για την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών ελέγχων ενός οργανισμού.

Τι είναι η Συμβουλευτική Ελέγχου;

Καθώς οι εταιρείες γίνονται πιο περίπλοκες, το ίδιο συμβαίνει και με τη διαδικασία εσωτερικού ελέγχου. Οι αποτελεσματικές δυνατότητες εσωτερικού ελέγχου απαιτούν σημαντικές επενδύσεις σε ειδικευμένους πόρους, μεθόδους, εκπαίδευση και τεχνική υποδομή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλές εταιρείες σήμερα απαιτούν συμβουλές εσωτερικού ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι τα τμήματα τους αναπτύσσονται στρατηγικά, σύμφωνα με τις διαδικασίες της εταιρείας.

Καθώς οι οργανισμοί οδηγούνται να κάνουν περισσότερα με λιγότερα, η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου έχει γίνει ο κύριος υποψήφιος για στρατηγικές πηγές. Αυτή μπορεί να περιλαμβάνει την από κοινού ανάθεση ή την εξωτερική ανάθεση ολόκληρης της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου ή μόνο ορισμένων κρίσιμων στοιχείων αυτής.

Και τα δύο είδη συμβουλευτικών υπηρεσιών ελέγχου συμβάλλουν στη μείωση του κόστους, ελευθερώνουν κεφάλαια και ενισχύουν την ικανότητα της διοίκησης να επικεντρώνεται στην κύρια δραστηριότητα. Βοηθούν μια εταιρεία να αξιοποιήσει συγκεκριμένα σύνολα δεξιοτήτων, τη γνώση του κλάδου και την απαίτηση των πόρων που απαιτούνται.

Η εξωτερική ανάθεση του εσωτερικού ελέγχου αξιοποιώντας την εμπειρία και τις γνώσεις από την ευρύτερη αγορά μπορεί να βοηθήσει στην αυξανόμενη ζήτηση των ενδιαφερομένων και απαιτεί αυξημένη διαχείριση κινδύνου και διαφάνεια.

Από την άλλη πλευρά, μια προσέγγιση για τον εσωτερικό έλεγχο συνιστάται όταν ένας οργανισμός αγωνίζεται να διατηρήσει ειδικούς πόρους, να καλύψει συγκεκριμένα κενά δεξιοτήτων ή χρειάζεται να ανταποκριθεί σε ψηφιακές ή μετασχηματιστικές διαταραχές. Μπορεί να παρέχει τις απαραίτητες δεξιότητες και εμπειρία που μια εσωτερική λειτουργία θα δυσκολευόταν να διατηρήσει μόνη της.

Έτσι, οι συμβουλευτικές υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου όταν ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες έχουν τα ακόλουθα οφέλη:

• Συμβουλές αιχμής για κρίσιμους επιχειρηματικούς κινδύνους, εφαρμογή αποτελεσματικών ελέγχων και διαδικασιών συμμόρφωσης, εντοπισμός καλύτερων πρακτικών, μείωση του κόστους των λειτουργιών και πραγματοποίηση ευκαιριών βελτίωσης κερδών.
• Δυνητικά σημαντική εξοικονόμηση κόστους εσωτερικού ελέγχου, ιδιαίτερα για οργανισμούς με υψηλό κύκλο εργασιών πόρων εσωτερικού ελέγχου ή διαφορετικά επίπεδα δραστηριότητας εσωτερικού ελέγχου.
• Πρόσβαση στις σωστές δεξιότητες, στο σωστό μέρος, τη σωστή στιγμή, έτσι ώστε να είναι ευέλικτες και να προσαρμόζονται στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.
• Μετατόπιση του κόστους ανάπτυξης και διατήρησης μιας ικανότητας εσωτερικού ελέγχου στην εταιρεία συμβούλων και απελευθέρωση κεφαλαίων και πόρων για βασικούς επιχειρηματικούς σκοπούς.
• Ξεπερνώντας τις προκλήσεις του ανθρώπινου δυναμικού – προσέλκυση και διατήρηση ταλέντων, διατήρηση γνώσεων σχετικά με τους εξελισσόμενους κινδύνους και ανάπτυξη δεξιοτήτων για την αύξηση της αξίας.
• Ευθυγράμμιση των στρατηγικών στόχων της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου με βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες.
• Ανασκόπηση της συνολικής διαχείρισης κινδύνου, παρακολούθησης συμμόρφωσης και επιχειρηματικής απόδοσης.