Πώς να επιλέξετε το σωστό συνεργάτη outsourcing Οικονομικής Διαχείρισης;

Προσδιορισμός των αναγκών της επιχείρησής σας

Αναζητάτε εξωτερική ανάθεση χρηματοοικονομικών υπηρεσιών ή χρειάζεται να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες συγκεκριμένες εργασίες; Αυτοί είναι όλοι οι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν αρχίσετε να εξετάσετε όλες τις διαθέσιμες χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και επιλογές. Καταγράψτε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και να τις έχετε πάντα υπόψη όταν αναζητάτε υπηρεσίες εξωτερικών αναθέσεων.

Επίσης, θα πρέπει να γνωρίζετε τους ρόλους που πρέπει να αναθέσετε σε τρίτους. Οι ρόλοι που μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες περιλαμβάνουν φορολογική υποστήριξη, λογιστική τήρηση βιβλίων, λογιστική διαχείριση, επεξεργασία μισθοδοσίας, ανάλυση οικονομικών δεδομένων για υπηρεσίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης.

Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό σας

Πιθανότατα δεν είστε σε θέση να υπολογίσετε ακόμη με ακρίβεια το κόστος εξωτερικής ανάθεσης, αλλά μπορείτε να κάνετε μια πρόχειρη εκτίμηση για να βεβαιωθείτε ότι δεν κινδυνεύετε να κάνετε υπερβολικές δαπάνες. Κατά την εκτίμηση του προϋπολογισμού εξωτερικής ανάθεσης, λάβετε υπόψη πράγματα όπως:

• Τι μπορεί να δαπανήσει η επιχείρησή σας.
• Ο ακριβής τύπος υπηρεσιών που χρειάζεται η επιχείρησή σας.
• Η αξία που θα φέρουν στην επιχείρησή σας οι υπηρεσίες εξωτερικών αναθέσεων.
• Το κόστος της πρόσληψης μιας εσωτερικής ομάδας λογιστικής υποστήριξης και τεχνολογίας για την εκτέλεση της ίδιας εργασίας (σε σύγκριση με την τιμή της εξωτερικής ανάθεσης).

Αυτά τα στοιχεία πρέπει να χρησιμοποιηθούν ως μια γενική γραμμή κατευθυντηρίων για την εκτίμηση των ευρώ του προϋπολογισμού σας για χρηματοοικονομικές υπηρεσίες.Μόλις καθορίσετε τι μπορείτε να αντέξετε οικονομικά και τι χρειάζεται η εταιρεία σας, το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την αναζήτηση εξωτερικών παρόχων χρηματοοικονομικών και λογιστικών υπηρεσιών. Λάβετε υπόψη και όλα όσα παρέχει κάθε προμηθευτής, που δύνανται να περιλαμβάνουν:

• Υποδομή και λογισμικό χρηματοοικονομικών και λογιστικών διαδικασιών.
• Μέτρα εσωτερικού ελέγχου.
• Συμμόρφωση με την ασφάλεια των δεδομένων και πληροφοριών.
• Προηγμένες διαδικασίες και έλεγχοι που αυξάνουν την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα.

Η φήμη των παρόχων

Βάση της φήμης των παρόχων σας εξετάστε το βιογραφικό, την επιστημονική κατάρτιση, τις άδειες ασκήσεως επαγγέλματος, τα χρόνια της επαγγελματικής κατάρτισης, τις μαρτυρίες και τους πελάτες του.

Δοκιμαστικό έργο

Το τελικό βήμα της επιλογής του σωστού συνεργάτη ως παρόχου υπηρεσιών περιλαμβάνει την εργασία σε ένα δοκιμαστικό έργο (μια εργασία ή σύντομο έργο) που θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε σωστά την απόδοσή του και πόσο ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Θα πρέπει να δώσετε προσοχή σε παράγοντες όπως:

Συμβατότητα και επικοινωνία. Πόσο καλά συνεργάζεται ο εξωτερικός συνεργάτης με το προσωπικό σας; Υπάρχουν κενά ή εμπόδια στην επικοινωνία που μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά τις λειτουργίες της επιχείρησής σας;

Αποτελεσματικότητα και απόδοση. Πόσο αποτελεσματική ήταν η υπηρεσία που ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες στην ανάθεση της εκτέλεσης της;

Αξία. Πόσο ικανοποιεί η δουλειά τους τις επιχειρηματικές σας ανάγκες; Για να προσδιορίσετε την αξία που προσφέρει στην εταιρεία σας ένας πάροχος χρηματοοικονομικών και λογιστικών υπηρεσιών χρησιμοποιήστε έναν αντικειμενικό βασικό δείκτη απόδοσης ή μια μέτρηση.

Μόλις ολοκληρωθεί και αναλυθεί το δοκιμαστικό έργο, θα πρέπει να έχετε μια σαφή εικόνα του πόσο καλά ένας παρόχος εξωτερικής ανάθεσης ταιριάζει στις οικονομικές και λογιστικές σας ανάγκες.

Συνοψίζοντας, ο κλάδος της χρηματοοικονομικής και διοικητικής λογιστικής που έχει ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες συνεχίζει να αποδεικνύει την αξία του σε εταιρείες όλων των τύπων και μεγεθών, γι’ αυτό και διασφαλίζει την εμπιστοσύνη τους. Ως αποτέλεσμα, πολλές εταιρείες είναι πλέον πιο πρόθυμες να αναθέσουν σε τρίτες περίπλοκες χρηματοοικονομικές λειτουργίες. Αντί απλώς να αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες για υπηρεσίες τήρησης βιβλίων, τώρα αναζητούν συνεργάτες που θα τους βοηθήσουν να δημιουργήσουν αποτιμήσεις έργων, προβλέψεις IRR, μοντέλα ταμειακών ροών και άλλες πολύπλοκες οικονομικές λειτουργίες.

Ο πάροχος υπηρεσιών στην οποία αποφασίζετε να αναθέσετε (εξωτερικοί συνεργάτες) θα πρέπει να κατανοήσετε την οικονομική πτυχή της επιχείρησής σας, ενώ παράλληλα δεν διαθέτει μια κατανόηση στο βάθος του κλάδου στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας βέλτιστες πρακτικές και σύγχρονες λύσεις λογισμικού, θα πρέπει να είναι σε θέση να σας βοηθήσει για να καλύψετε τις λογιστικές σας υποχρεώσεις σύμφωνα με τα πρότυπα και την νομοθεσία, καθώς και να μάθετε τη μοναδικότητα της επιχείρησής σας.